Business Etiquette

IMG-20130301-06376

Seperti janji saya di tulisan sebelumnya, saya akan melanjutkan cerita selama mengikuti Protocol Training Programme for Indonesia di Singapore beberapa waktu yang lalu. Postingan yang sedikit panjang, semoga tidak membosankan untuk dibaca, ya ;;)

———-

 

MISS SINGAPORE!

Di program diklat keprotokolan ini kami tidak hanya belajar tentang hal-hal teknis mengenai keprotokolan saja, tapi juga belajar tentang soft skills dan business etiquette. Materi ini sama pentingnya dengan materi teknis yang diajarkan di hari kedua sampai dengan hari keempat karena seorang protokol bukan harus menjadi seorang yang kaku; dia justru harus bisa menjadi seorang yang luwes dan bisa membawa diri; seorang yang menguasai konsep etika, baik etiket pergaulan di dalam dunia kerja maupun etiket pergaulan secara umum.

Training tentang Business Etiquette ini berlangsung selama 2 hari di Park Royal Hotel di daerah Kitchener Road, Singapore. Seperti yang sempat Uda Faizal ceritakan di saat menjemput kami dari Changi menuju hotel, materi Business Etiquette ini akan dibawakan oleh seorang mantan Miss Singapore!  Serentak kami berseru riuh! Padahal belum tahu yang akan mengajar kami nanti Miss Singapore tahun berapa ;)), yah… yang penting antusias saja dulu, karena ini bisa jadi pengalaman langka bisa bertemu dengan seorang mantan ratu kecantikan dari negara lain. Ah, jangankan mantan ratu kecantikan dari negara lain, lha wong sama mantan ratu kecantikan dari negara sendiri saja belum tentu bisa ketemu, kok :-j

Diklat hari itu dimulai tepat pukul 09.30 waktu Singapore dengan didahului acara foto formal bersama. Setelah acara sambutan dari perwakilan Ministry of Foreign Affair kami langsung masuk ke materi Business Etiquette yang ternyata beneran dibawakan oleh mantan Miss Singapore lho. Tapi tahun 1987, yaitu, Ms. Marion Nicole Teo! Yaaay! :D/

marion teo
Marion Nicole Teo

Awalnya saya belum sadar kalau perempuan tinggi semampai yang tadi sempat bicara dengan liaison officer kami itu adalah calon trainer yang akan mengajar kami selama 2 hari ke depan; saya juga belum ngeh kalau dialah yang dimaksud oleh Uda Faizal sebagai Miss Singapore itu. Baru sadar kalau Marion —demikian kami memanggil— adalah mantan Miss Singapore setelah dia memperkenalkan diri, walaupun tanpa cerita dengan kalimat eksplisit, “saya adalah Miss Singapore tahun 1987”, tapi dari detail cerita yang sempat dia share di depan kelas sudah membuat kami tahu bahwa yang berdiri di depan kami ini adalah sosok yang diceritakan oleh Uda Faizal kemarin.

———-

FIRST IMPRESSION

Marion membuka slide-nya dengan kalimat ini:

“You never get a second chance to make a first impression ”
– Will Rogers –

Marion: “It is only 10 seconds for people to form an opinion of  you. This opinion stays in their mind, and you rarely get a second chance to change it; most of the time you haven’t even said a full sentence…”

Kesan pertama itulah adalah yang akan menjadi hal yang paling diingat pertama kali. Ketika kita bertemu dengan seseorang, kita memiliki kurang lebih 5 menit untuk membangun hubungan yang positif dengan orang tersebut. Tapi bagian yang memiliki pengaruh 4x lebih besar untuk memproyeksikan diri kita di depan orang lain adalah komunikasi yang berasal dari bahasa nonverbal (body language). Dalam hal ini eye contact, body movement, cara bersalaman yang baik, dan cara bertukar kartu nama yang benar, memegang kunci keberhasilan pembentukan first impression.

Lalu, bahasa nonverbal apa sajakah yang bisa mempengaruhi first impression itu? Ada yang dinamakan “The Rule of Ten”:

1. First 10 words, adalah 10 kata pertama yang menunjukkan penghargaan kita kepada orang lain;
2. Top 10 factors, lebih ke tampilan fisik, seperti misalnya tatanan rambut yang sesuai dengan bentuk wajah, kondisi kulit yang sehat dan terawat,penggunaan make up yang sesuai dengan situasi dan kondisi, senyum yang tulus dan tidak dibuat-buat, gigi yang terawat, confident shoulders (bahu yang tegak, tidak membungkuk), kerah baju yang bersih, dan penggunaan aksesoris yang sesuai;
3. Top bottom 10 factors, meliputi tampilan bagian bawah kita, contohnya sepatu yang bersih dan tersemir, pemilihan sepatu yang sesuai (sepatu berujung lancip membuat kesan tinggi), pemakaian kaos kaki dengan warna yang sesuai (terutama untuk pria), kerapian kuku kaki (terutama untuk perempuan yang menggunakan sepatu dengan model peep-toe shoes), stocking yang dipakai tidak sobek/bergaris/berlubang, celana dengan garis setrika yang rapi (iron fold), dll. Untuk perempuan, umumnya warna sepatu menyesuaikan dengan warna tas, sedangkan untuk laki-laki, warna sepatu bisa menyesuaikan dengan warna belt.
4. Last 10 minutes of  interactions, atau percakapan penutup; ini juga penting dalam membentuk image yang positif. Usahakan kesan terakhir inilah yang akan menjadi lasting impression 😉

———-

 

PERKENALAN

Dalam perkenalan, tentu kurang afdol kalau tidak bersalaman, kan? Nah, cara bersalaman yang ideal tentu bukan dengan cara meremas tangan lawan bicara terlalu keras, atau terlalu ‘lembek’ sehingga terkesan kurang antusias, atau durasi bersalaman yang terlalu lama (ceritanya lupa melepas tangan lawan bicara gitu ;))). Bersalamanlah secara wajar,  ayun tangan lawan bicara maksimal 2-3 kali. Di acara kenegaraan, sering kali kita melihat 2 orang kepala negara yang  bersalaman dengan mengayun tangan agak lama; hal ini sengaja dilakukan untuk kepentingan pemotretan/dokumentasi.

Saya juga baru tahu kalau ternyata ada jarak ideal dalam bersalaman. Jika bersalaman dengan sesama laki-laki, jaraknya adalah kurang lebih 1 lengan. Jika bersalaman antara lelaki dan perempuan jaraknya kurang lebih 1.5 lengan. Jika bersalaman antarperempuan jaraknya boleh lebih dekat.

Cara penyebutan nama pun diatur secara formal dan non formal. Untuk penyebutan nama secara formal kita bisa menyebut last name orang tersebut, misalnya Ms. Teo. Tapi kalau nonformal kita boleh menyebut nama depan orang tersebut, misalnya Ms. Marion. Kalau di Indonesia aturan ini tidak terlalu berlaku, kebanyakan kita menyebut seseorang dengan nama depannya karena kita tidak memberlakukan first name atau last name, kecuali dalam pergaulan internasional

DSCN0301
Business Etiquette training

Soal serah terima kartu nama pun ada etikanya. Name card holder sebaiknya dibawa di tangan (kiri), bukan di saku celana. Kalaupun memang harus ditaruh di saku, tempatkanlah di saku kemeja/jas, karena ada kultur di negara tertentu yang kurang suka jika kartu nama dikeluarkan dari dalam saku celana.

Setelah menerima kartu nama jangan lupa untuk mengulang nama si pemberi kartu nama. Serahkan kartu nama dengan menggunakan 2 tangan; wajah kartu nama menghadap si penerima (supaya memudahkan si penerima membaca kartu nama kita). Jangan menuliskan apapun di balik kartu nama yang diberikan oleh orang lain, jika memang harus menulis suatu info tentang orang tersebut tulislah di kertas lain, atau biarkan si pemberi kartu nama itu yang menuliskan additional info tentang dirinya.

Marion: “di setiap pertemuan formal/nonformal, biasanya saya selalu membawa sebuah kertas kecil seukuran kartu nama, to write down whatever I think is important; ini untuk mencegah saya menulis apapun di balik kartu nama orang lain, kecuali dengan seizin pemilik kartu nama.”

—–

TABLE MANNERS

DSCN0315
table manner

Di diklat Business Etiquette yang berlangsung selama 2 hari penuh ini kami banyak belajar tentang etika secara khusus dan umum. Ada yang unik, ternyata di Singapore jika ada yang bertanya, “have you eaten?” kita harus menjawab, “yes, thank you”, karena kalau kita menjawab dengan “no, not yet” pasti dipikir kita minta dibelikan makan ;))

Ada banyak up date informasi yang saya peroleh, salah satunya tentang  dining etiquette  yang ternyata sudah banyak berubah dengan dibandingkan dengan pelatihan table manner yang diadakan di Hotel Mulia Senayan 2 tahun yang lalu. Di Asia, kita tidak harus mengikuti tata cara makan yang sesaklek western style; kita boleh memodifikasi tata cara makan menyesuaikan dengan kultur orang Asia.

—–

COLOURS MANAGEMENT & FASHION SENSE

Hampir semua yang diajarkan oleh Marion semuanya menarik, tapi yang paling menarik yaitu Colours Management (padu padan warna) dan Fashion Sense (gaya berbusana). Di materi ini kami belajar tentang bagaimana cara memadu padan busana dengan warna yang sesuai, mengukur body profile (proporsi tubuh, panjang leher, mengenali  bentuk wajah, dan bentuk bahu). Di sini kami juga diajarkan tentang Illusion Dressing (bagaimana memilih busana sehingga terlihat badan terlihat lebih ideal, lebih tinggi, dan lebih langsing).

color management 1

color management
warm colours and cool colours

Soal pemilihan warna jas, semakin gelap warna setelan jas itu, semakin formal pulalah tampilannya. Setelan jas abu-abu lebih banyak digunakan sebagai setelan jas kerja. Sedangkan warna setelan jas biru tua biasanya dipakai untuk setelan pagi/siang hari, atau sebagai setelan jas nonformal di malam hari. Untuk pakaian resmi, setelan jas warna hitam masih merupakan pilihan terbaik :-bd.

single breasted suit
Single Breasted Suit (kancing paling bawah selalu dibiarkan terbuka)

Ada up date yang saya baru tahu seputar etika pemakaian jas. Sejauh yang saya ketahui,  jika jas itu berbentuk Single Breasted (seperti foto di atas, bagian depan jas jenis ini bertemu di bagian tengah, jumlah kancingnya bervariasi bisa dua atau tiga kancing) tutuplah kancing paling atas untuk jas berkancing dua, dan dua teratas bila memiliki tiga kancing. Posisi kancing jas paling bawah harus selalu dalam keadaan terbuka. Setahu saya itu merupakan etika umum penggunaan jas. Bila seseorang membuka kancing jasnya paling bawah pertanda dia paham cara memakai jas yang benar, karena dengan melepas kancing paling bawah tampilan jas akan tetap terlihat baik ketika tangan dimasukkan ke dalam saku  celana. Nah, kemarin ketika saya tanyakan itu kepada Marion, dia menjawab hal yang sebaliknya; mengancingkan seluruh kancing jas saat posisi berdiri itu tidak masalah, karena tidak ada aturan baku yang mengatur tentang itu.

Hmmm… jadi galau :-??

—–

“Fashion is a reflection of your taste. Wear to suit who you are, what you do, and your age.”
@};-

 

[devieriana]

foto: koleksi pribadi dan salah satunya dipinjam dari sini

Advertisements
Business Etiquette

Hello, Singapore!

Ministry of Foreign Affair Singapore

Hmm, kayanya saya harus bersih-bersih sarang laba-laba dulu, ya. Kelamaan nggak posting blog, Kak, hampir sebulan penuh… #-o

——————–

Ah ya, beberapa hari yang lalu (tepatnya mulai tanggal 24 Februari – 2 Maret 2013) saya berkesempatan mengikuti diklat keprotokolan di Singapore. Diklat ini merupakan lanjutan dari diklat keprotokolan yang sudah dilaksanakan tahun sebelumnya di Pusdiklat Sekretariat Negara. Kebetulan yang terpilih mengikuti diklat ini sebanyak 14 orang, terdiri dari 11 orang dari Kementerian Sekretariat Negara, 2  orang dari Arsip Negara Republik Indonesia, dan 1 orang dari Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno. Diklat yang bertajuk Protocol Training Programme for Indonesia ini diselenggarakan oleh Ministry of Foreign Affairs Singapore  (MFA) bekerja sama dengan Pusdiklat Sekretariat Negara selaku penyelenggara Diklat Keprotokolan di Indonesia.

Hari Minggu (24 Februari) siang, Garuda Indonesia membawa kami dalam penerbangan selama kurang lebih 1.5 jam menuju negara bersimbol Merlion itu. Sesampai di Changi kami sudah langsung dijemput oleh Liaison Officer dari MFA Singapore, seorang pria bertubuh tambun yang ramah, jenaka, dan fasih berbahasa Indonesia, yang belakangan lebih akrab kami panggil Uda Faizal. Kok seperti panggilan orang Indonesia? Iya, karena ibunya kalau tidak salah orang Indonesia, jadi di separuh tubuhnya mengalir darah Indonesia.

group discussion
group discussion

Selama di Singapore kami menginap di Landmark Village, sebuah hotel yang berdiri di kawasan Victoria Street, yang dekat dengan  Bugis Market, stasiun MRT, dan Arab Street. Hotel yang strategis, karena memberikan kami kemudahan akses ke mana-mana secara cepat, selain itu di sana lebih mudah ditemukan makanan halal karena dekat dengan Arab Street. Alhasil beberapa kali kami makan nasi Padang, nasi Briyani, dan martabak ;))

Kalau di dunia bisnis kita mengenal istilah Business Etiquette, kalau di pemerintahan kita mengenal istilah Protocol. Kenapa sih ada protokol-protokolan segala?

Protocol is a set of rules prescribing good manners in official life and in ceremonies involving governments and nations and their representatives. Protocol is a recognised system of international courtesy. Protocol observes good manners and procedures aimed at making your superior and guests “look good”

Jadi antara manner dan protocol itu berhubungan erat karena keduanya sama-sama dalam core yang sama yaitu etika, yang ditinjau dari dua sisi yang berbeda. Bedanya, kalau di dunia bisnis, manners/etika yang kita gunakan bisa diaplikasikan jauh lebih luwes, sedangkan di dunia pemerintahan, penerapan manner-nya disebut dengan  protocol; penerapannya jauh lebih strict karena lebih menekankan pada perilaku yang baik dan sesuai dengan prosedur, yang bertujuan agar pimpinan kita dan tamu negara looks good.

mr heng
Mr. Heng, instruktur di MFA

Training yang semula kami bayangkan akan berlangsung serius karena sebagian besar pengajarnya adalah pejabat-pejabat Kemlu Singapore itu ternyata justru menjadi ajang diskusi dan studi banding yang menarik tentang keprotokolan Indonesia dan Singapore. Jika dibandingkan dengan keprotokolan di Indonesia, Singapore menganut sistem keprotokolan yang jauh lebih sederhana. Selain karena negaranya tidak sebesar Indonesia, juga adanya alasan tersendiri mengapa mereka memberlakukan sistem keprotokolan yang lebih simple dibanding negara lainnya.

Dalam sebuah kesempatan jamuan makan siang bersama mereka di Stamford Hotel, saya mengobrol dengan salah satu protokol di sana, mereka menyebutkan jumlah tim protokol di Kementerian Luar Negeri Singapore hanya 20 orang; itu pun sudah all in one; artinya mereka melayani keprotokolan untuk Presiden, Perdana Menteri, para menteri, sekaligus para pejabat di sana. Berbeda dengan di Indonesia yang tim protokolnya yang jumlahnya jauh lebih banyak. Ada tim keprotokolan khusus Kepresidenan, yang terdiri dari tim advance, main group, dan Paspampres. Begitu pun di Sekretariat Wakil Presiden, ada tim keprotokolan sendiri. Demikian pula halnya dengan para menteri; masing-masing punya tim keprotokolan di kementerian mereka masing-masing.

slides
seating plans for functions

Anggota tim protokol di Singapore hampir semuanya adalah PNS Kementerian Luar Negeri, sedangkan di Indonesia selain PNS, sebagian berasal dari militer. Oh ya, jangan membayangkan busana yang mereka gunakan sehari-hari sama seperti seragam PNS di Indonesia, ya. Busana mereka jauh lebih casual. Bahkan di hari terakhir kami diklat di sana, kami sempat diajar oleh instruktur yang menggunakan busana model you can see, lho 😉 *uhuk! batuk rejan*. Sampai-sampai team leader kami berbisik pada saya, “Mbak, hadeeuh… mendadak pusing nih gue :|”  :))

Sempat bertanya-tanya juga mengapa keprotokolan mereka jauh lebih simple dibandingkan dengan keprotokolan di Indonesia. Jawabannya ternyata semua bermula dari PM Lee Kuan Yew yang dari dulu kurang menyukai tatanan protokoler yang (menurut beliau) serbakaku. Beliau lebih menyukai hal-hal yang praktis. Sejak saat itulah seluruh keprotokolan yang berlaku di Singapore dijalankan dengan aturan yang sangat simple. Tetapi sesederhana-sederhananya keprotokolan ala Singapore mereka tetap memperhatikan kaidah dan tatanan keprotokolan yang berlaku secara internasional, artinya mereka tidak lantas membuat aturan sendiri yang berlawanan dengan tatanan keprotokolan yang berlaku secara internasional. Ya beda-beda sedikit, tapi masih tolerable-lah 😉

DSCN0268
motorcade officer

Selain adanya ‘keunikan’ di Photograph Standing Positions masih ada lagi uniknya. Di Singapore, tim Patwal untuk motorcade ternyata dikomandoi oleh seorang perempuan cantik berperawakan kecil, yang sepintas lebih mirip anggota girl band ketimbang tim protokol apalagi seorang komandan motorcade. Tapi jangan salah, di balik perawakan kecilnya itu ternyata dia ‘gahar’ juga ketika bertugas di lapangan. Tercetus sebuah pertanyaan kami kepadanya tentang bagaimana kalau misalnya jika ada seorang kepala negara yang menginginkan patroli pengawalan selama mereka di Singapore menggunakan standard pengaturan motorcade ala negara mereka? Dengan tegas dia menjawab dalam bahasa Inggris yang sangat fasih:

“I dont care who you are, how old you are, and what’s your position,  selama kalian ada di Singapore, dan itu berhubungan dengan patroli pengawalan, it becomes my responsibility. Kalau seandainya ada protokol yang insist ingin menggunakan standard motorcade sesuai dengan yang berlaku di negaranya, it’s easy for me … I will not run that motorcade! B-)”

Keren, kan? Tapi bagus sih, berarti dia mewakili protokol Kemlu punya prinsip dan standard. Ya iyalah, masa tamu mau bikin aturan sendiri di negara orang? 😕 Ah, coba di Indonesia ada satu  aja mbak yang kaya gini 😕

Oleh Kementerian Luar Negeri Singapore kami tidak hanya diberi materi yang bermanfaat sebagai bahan perbandingan di bidang keprotokolan, juga yang tak kalah pentingnya kami dijamu secara layak sehingga jarum timbangan pelan namun pasti bergeser ke kanan, dan yang paling ‘hore’ adalah kami diajak ke Night Safari ! Ternyata program acaranya  kurang lebih sama dengan yang di Taman Safari Indonesia kok. Lumayan makin bikin mampet hidung saya, karena kebetulan memang sedang flu berat, berangkatnya pun waktu hujan, acaranya di malam hari (namanya juga Night Safari), dan berangkat+pulangnya naik bus ber-AC yang superdingin :-&

VIP Complex Changi
VIP Complex Changi Airport

Ah ya, bukan hanya itu, kami juga diberikan kesempatan untuk masuk dalam Changi VIP Complex. Sebuah kompleks bandara VIP lengkap dengan ruang tunggu/inap kelas hotel bintang 5 yang ada di Changi International Airport, yang digunakan sebagai ruang tunggu sementara dan tempat pendaratan pesawat kepala negara atau kepala pemerintahan. Selain itu, Changi VIP Complex bisa digunakan on case to case jika ada permohonan dari kedutaan masing-masing negara. Jadi intinya Changi punya bandara tersendiri yang bisa digunakan untuk pendaratan eksklusif tamu negara (kepala negara/kepala pemerintahan), tanpa mengganggu jadwal penerbangan reguler di Changi Airport.

Ruang Tunggu VIP Complex Changi
waiting room at VIP Complex Changi Airport
Ruang Tunggu VIP Complex Changi (2)
suite room at VIP Complex Changi Airport

Secara keseluruhan diklat kemarin berjalan lancar dan menyenangkan. Lebih banyak waktu diklatnya sih ketimbang jalan-jalannya. Kalau sempat jalan-jalan itu ya karena kita sempat-sempatkan, sekalian beli makan malam sih biasanya. Bersyukur karena teman-teman tidak ada satupun yang jaim, hampir semuanya lucu. Kalau di dunia keprotokolan yang sbenarnya penggunaan honorific ‘Her Royal Highness’, ‘Her Majesty’, dan berbagai salutation penghormatan yang hanya layak dipergunakan untuk kepala negara/pemerintahan, tapi di sana kami justru menggunakannya dengan semena-mena, misalnya untuk menyebut diri sendiri atau teman yang lain ;)). Bahkan kami juga suka mempraktikkan pengawalan untuk ‘ibu negara’ dengan berpura-pura sebagai Paspampres sambil berjalan menuju stasiun MRT. Ibu negaranya siapa? Ya salah satu teman kami juga yang ngomongnya suka ceplas-ceplos dan kocak banget. Kenapa dia yang kita jadikan ‘ibu negara’? Karena dia yang paling sering ke Singapore, jadi dia yang paling tahu jalan. Kita angkat sebagai ‘ibu negara’ lebih karena kita butuh dia sebagai guide selama di Singapore :)) *sungkem dulu ke Mbak sesepuh*

Kalau boleh dibilang, diklat di sana selama 5 hari itu kurang banget. Bagaimana tidak, ketika kita sudah mulai berhasil membangun chemistry antara kita dengan Singapore, eh kitanya malah pulang :((

Ah ya, cerita lainnya akan saya share di postingan berikutnya saja, ya. Karena kalau dijadikan satu di sini kepanjangan, Kak 😉

[devieriana]

foto: koleksi pribadi

Hello, Singapore!